O que é um diagrama de fluxo e como fazer um?

Uma gama de ações que fazemos dia a dia, como comprar um produto, fazer ligações telefônicas, tirar dinheiro de um caixa eletrônico ou enviar um pacote, está guiada por diagramas de fluxo. Os diagramas de fluxo descrevem séries padronizadas de passos que seguimos para alcançar um objetivo. Neste artigo vamos ver de que consiste esta ferramenta, como criá-la e por que consegue ser tão útil no âmbito profissional.

O que é um diagrama de fluxo e para que serve?

Um diagrama de fluxo, também chamado de fluxograma, é a representação gráfica de processos, sistemas ou algoritmos informáticos através de formas geométricas e flechas conectoras. As formas normalmente indicam etapas do processo ou opções de desenvolvimento. As flechas representam sequências de tarefas e a relação entre os passos.

As organizações utilizam os diagramas de fluxo para simplificar os seus processos, transmitindo-os de maneira visual. Cada passo do fluxograma indica qual é a próxima ação a ser realizada. Estando ordenados cronologicamente, acabam sendo fáceis de seguir e úteis na hora de tomar decisões, ordenar processos, identificar erros, etc. Por exemplo, uma empresa de software aplica um diagrama de fluxo para lançar um aplicativo, os novos funcionários para completar uma tarefa de maneira ordenada, e o departamento de qualidade para garantir que seus produtos cumpram com os protocolos necessários.

Fonte: Freepik

Os diagramas de fluxo têm suas vantagens:

1. Permitem administrar o tempo de forma eficiente. Você pode economizar tempo de explicações extensas a sua equipe ou clientes, já que esta ferramenta contém toda a informação importante sintetizada.
2. Agilizam a comunicação. Facilita a comunicação dentro de uma empresa: por exemplo, o setor de produção envia a informação necessária à área de vendas através de um fluxograma.
3. Servem como meio de capacitação. As organizações podem usar esses gráficos ordenados e claros para capacitar o pessoal recém-contratado ou manter a equipe de trabalho informada sobre os processos implementados.
4. Detectam problemas. Graças aos fluxogramas, você consegue ver em qual etapa dentro do procedimento se encontra o erro. Eles ainda permitem detectar os aspectos que você precisa melhorar ou modificar: gargalos, conflitos ou passos desnecessários.
5. Facilitam a gestão de documentos. Você pode documentar textos extensos de maneira compacta e plasmar processos complexos em apenas um gráfico.

Porém, existem certas limitações:

1. Os diagramas de fluxo têm alcance limitado. Se você quiser representar o desenvolvimento de uma empresa durante os últimos cinco anos, será difícil sintetizar todos os detalhes necessários por meio de símbolos.
2. Criá-los pode levar muito tempo, devido à diversidade de formas e à lógica que você precisa manter para que a informação flua de um passo a outro.
3. Sendo uma sequência de passos a seguir, um único erro pode anular o processo todo.
4. É necessário que o seu público tenha conhecimento prévio sobre o que implica cada símbolo que você inclui.

Em geral, os diagramas de fluxo devem ser

Compreensíveis: seu propósito é representar um processo de maneira visual e simples para o público.

Compactos: caracterizam-se por incluir somente a informação essencial do processo.

Claros: empregam símbolos universais fáceis de seguir como flechas, checks, cruzes e outros.

Autoexplicativos: não exigem uma fonte externa para serem explicados. São os símbolos que guiam o usuário na sequência de informação sobre o processo.

Vejamos a simbologia dos diagramas de fluxo

A norma ISO (em inglês), atualizada pela última vez em 2019, padroniza o uso e a função dos símbolos no diagrama de fluxo. Apresentamos os mais frequentes:

Nome	Símbolo	Operação
Processo		Representa uma ação a completar, por exemplo, verificar se existe estoque de um produto
Processo alternativo		Oferece uma alternativa para o passo estabelecido
Processo pré-determinado		Simboliza um passo que já foi determinado em algum outro ponto
Terminal		Representa o início ou a conclusão de um processo, por exemplo, o cliente deu o feedback pós-entrega
Decisão		Indica o caminho por meio de perguntas simples do tipo SIM/NÃO.​ Por exemplo: o cliente fez a compra na loja online? SIM / NÃO
Linha de fluxo		Determina a ordem cronológica das etapas
Comentário		Permite adicionar um comentário ou informação extra
Dados armazenados		Simboliza uma base de dados
Documento		Simboliza um documento
Input/output		Pode ser informação de entrada ou saída. Por exemplo, se um cliente quer pedir uma hipoteca, aqui são colocados seus dados pessoais e o histórico creditício
Símbolo de “o”		Agrupa várias ramificações em um único processo
Conector externo		Conecta dois símbolos do diagrama que estão em diferentes páginas
Conector interno		Conecta dois símbolos do diagrama que estão na mesma página

Quais são os tipos de diagramas de fluxo?

• De decisão: reflete o caminho a seguir para tomar uma decisão. Aplica-se, por exemplo, no momento de contratar um novo funcionário ou chegar a novos mercados. Inclui as ideias colocadas em pauta, as partes interessadas e a divisão de tarefas.
• Lógico: descreve processos com o raciocínio lógico, utilizando perguntas do tipo SIM / NÃO. É empregado para desenvolver algoritmos, detectar gargalos e limitações nos processos.
• De sistema: indica como os dados são processados no sistema. Inclui os dispositivos utilizados neste processo: computadores, impressoras, etc.
• De produtos: representa todos os processos necessários para fabricar um produto. Reflete as etapas que a matéria-prima percorre para acabar como um produto final.
• De programa: mostra a sequência de instruções em forma de código, que são introduzidas em um software ou aplicativo para completar operações lógicas ou aritméticas.
• De processo: reflete a sequência de passos dentro de um processo, incluindo os pontos de decisão e o output final.

Crie um diagrama de fluxo em 6 passos

1) Determine quais são os elementos do processo e quais ferramentas são adequadas para construí-lo, segundo o seu objetivo. É possível utilizar os seguintes serviços digitais para ajudar você a criar diagramas:

• Lucidchart: é fácil de usar, tem opções gratuitas e pagas. Permite elaborar diagramas de fluxo personalizados e compartilhá-los com a sua equipe de trabalho para impulsionar os processos dentro da organização.
• Creately: com este programa você pode construir diagramas de fluxo facilmente, uma vez que ele tem uma interface amigável e diversas planilhas que você pode aplicar em suas apresentações.
• Visme: esta plataforma permite elaborar fluxogramas criativos em pouco tempo. Você pode fazê-los em formato web, para redes sociais ou imprimi-los para apresentações.

2) Defina o seu público-alvo: você deve saber a quem dirigir o seu diagrama para definir a linguagem, a complexidade do gráfico e os conceitos incluídos.

3) Organize as tarefas por ordem cronológica: será muito útil para construir a sequência que você quer expressar através do diagrama.

5) Sinalize os símbolos, dependendo da sua tarefa ou conceito. Simbolize o ponto de início, os passos internos e o passo final.

6) Crie um rascunho e verifique se alguma correção é necessária antes de mostrá-la ao seu público.

Vejamos dois exemplos de diagramas de fluxo.

Um diagrama de fluxo em uma empresa que desenvolve softwares seria visto da seguinte maneira:

Assim seria visto o processo de check-in em um hotel:

Em resumo:

• Os diagramas de fluxo simplificam processos complexos e mostram o caminho para alcançar um objetivo de maneira gráfica, lógica e coerente;
• Eles são fáceis de ler e, ao utilizar símbolos universais, permitem que a maioria das pessoas se beneficiem deles;
• Os diagramas de fluxo melhoram a comunicação, aumentam a produtividade e sistematizam ideias através da visualização simples.

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