Método GTD (Getting Things Done): 5 etapas principais

O que é o método GTD?

O método Getting Things Done (GTD), criado por David Allen, é uma metodologia de produtividade pessoal que ajuda você a organizar suas tarefas e compromissos externos, liberando sua mente para se concentrar no que realmente importa. O conceito central do GTD é simples: nossa mente é ótima para ter ideias, mas péssima para armazená-las. Quando tentamos lembrar tudo que precisamos fazer, ficamos ansiosos e improdutivos. O GTD resolve esse problema, oferecendo um sistema claro para capturar, organizar e executar tarefas.

Passo a Passo para Aplicar a Metodologia GTD

1. Capturar:

O primeiro passo é tirar tudo da cabeça e registrar em um local confiável, como aplicativos, cadernos ou agendas. Não tente organizar nessa etapa, apenas anote tudo que surge, como ideias, compromissos, tarefas pendentes e lembretes. O objetivo é liberar sua mente dessa carga e garantir que nada se perca.

2. Esclarecer:

Agora é hora de analisar tudo que você capturou. Pegue cada item registrado e faça duas perguntas básicas: “Essa tarefa é acionável?” e “Qual o próximo passo necessário para executá-la?”. Se for algo rápido, que leva menos de dois minutos, resolva imediatamente. Caso contrário, defina claramente a próxima ação a ser tomada ou arquive o item para referência futura.

3. Organizar:

Nesta etapa, você vai categorizar e organizar suas tarefas em listas específicas, como:

• Próximas ações: Tarefas imediatas que você precisa executar.
• Projetos: Tarefas maiores que requerem múltiplas etapas.
• Delegar: Tarefas que outra pessoa pode executar melhor ou mais rapidamente.
• Aguardando: Tarefas que dependem de outras pessoas ou eventos externos.
• Calendário: Compromissos específicos com data e hora definidas.

4. Refletir:

Para manter a clareza, é essencial revisar regularmente suas listas e projetos. Separe pelo menos uma vez por semana para avaliar se tudo está atualizado, se alguma tarefa pode ser removida ou adicionada e se as prioridades ainda fazem sentido. Isso garante que seu sistema GTD permaneça relevante e útil.

5. Engajar:

Finalmente, escolha as tarefas certas para executar no momento. Com tudo claramente organizado e revisado, você pode agir com confiança, sabendo exatamente quais são suas prioridades. Escolha uma tarefa, execute-a sem distrações e, então, siga para a próxima, mantendo o foco sempre em concluir ações claramente definidas.

Vantagens e Desvantagens no Dia a Dia

Uma das principais vantagens do GTD é a redução significativa do estresse. Ao externalizar informações, você libera espaço mental e diminui a ansiedade relacionada à sobrecarga de responsabilidades. Além disso, ter clareza nas tarefas que devem ser feitas ajuda a combater a procrastinação, aumentando sua produtividade geral. O GTD também é muito flexível e pode ser adaptado a diferentes ferramentas e estilos pessoais.
No entanto, aplicar o GTD pode exigir um certo nível de disciplina inicial. Muitas pessoas acham difícil manter a regularidade na revisão e atualização das listas. Além disso, há o risco de se prender demais ao processo de organização, gastando mais tempo gerenciando o método do que realizando as tarefas em si. Por isso, é importante encontrar o equilíbrio ideal entre organização e execução prática.

Empresas que usam GTD

Grandes empresas como Google, Evernote e Microsoft utilizam o método GTD para gerenciar suas equipes e projetos. No Google, por exemplo, as equipes realizam reuniões semanais rápidas para revisar listas de tarefas e alinhar as próximas ações de cada integrante, aumentando a produtividade coletiva.
O Evernote integra diretamente o GTD em sua plataforma, permitindo aos usuários capturar ideias rapidamente, organizá-las em listas e acessá-las de qualquer dispositivo. Essa prática é ideal para equipes remotas que precisam sincronizar ações em tempo real.
Na Microsoft, a metodologia GTD é usada em combinação com ferramentas como Outlook e Teams para gerenciar o fluxo constante de informações e tarefas diárias. Através da aplicação estruturada do GTD, as equipes conseguem reduzir significativamente as reuniões desnecessárias e melhorar o foco nas tarefas prioritárias.

Aplicação do GTD

Imaginemos um gerente de projetos usando GTD: ele começa seu dia capturando todas as demandas novas que surgiram, esclarece quais precisam ser realizadas imediatamente e quais podem ser delegadas. Em seguida, organiza as tarefas em seu calendário e listas específicas. Durante o dia, ele reflete sobre o andamento dos projetos e, finalmente, executa cada tarefa com foco total, garantindo resultados eficazes.
Outro exemplo é um empreendedor que usa GTD para gerenciar várias iniciativas simultâneas. Ao organizar claramente suas listas de próximas ações e revisá-las regularmente, ele evita o caos, reduz a ansiedade e consegue priorizar corretamente suas atividades essenciais, aumentando significativamente sua eficiência.

Onde aprender mais

Para aprofundar ainda mais seu conhecimento sobre a metodologia GTD, recomendo alguns recursos valiosos:

Livros:

• “A Arte de Fazer Acontecer” (David Allen) – Guia completo e obrigatório para começar.
• “Ready for Anything” (David Allen) – Ideal para aprofundar ainda mais no método GTD e aprimorar sua implementação.

Sites:

• gettingthingsdone.com – Site oficial do método com muitos recursos e conteúdos gratuitos.
• Vida Organizada – Blog brasileiro repleto de dicas práticas para aplicar GTD na sua rotina.
• Zendesk Blog – Conteúdo prático sobre GTD combinado com ferramentas digitais.
• Asana – Guia claro e prático sobre como aplicar GTD em ambientes profissionais.
• Exame – Artigo abrangente com dicas para aplicar GTD no trabalho.

Com essas informações e os passos apresentados, você já pode começar a usar o GTD hoje mesmo para revolucionar sua produtividade e rotina. Vamos colocar isso em prática?