Excel e Google Sheets: uma análise de cada programa

Criados respectivamente pela Microsoft e pela Google, o Excel e o Google Sheets são programas essenciais para diversas áreas profissionais, pois automatizam tarefas e permitem análises de dados com agilidade para profissionais de áreas de marketing, finanças, recursos humanos, entre outras.

Ambos funcionam como planilhas eletrônicas. Ou seja, são programas que utilizam tabelas para realizar cálculos ou apresentar dados.

À primeira vista, são iguais, mas cada um tem a sua particularidade. E é sobre suas semelhanças e diferenças que iremos falar aqui, com a ajuda da Bruna Góis, especialista em governança de TI e segurança da informação e professora da EBAC.

O que é Excel?

Criado em 1987 pela Microsoft, o Excel é um software voltado para a criação de planilhas eletrônicas. Ele foi desenvolvido como um software especialmente para empresas que proporciona desde controle de estoques até relatórios financeiros. Ele faz parte do Pacote Office, que oferece produtos para criar textos (Microsoft Word), apresentações (Microsoft Powerpoint), entre outras funcionalidades.

Excel para mobile e desktop. Crédito: reprodução/Microsoft

Para ter acesso ao programa completo, é preciso fazer o download do Pacote Office e pagar uma assinatura. Existe a versão gratuita, mas com recursos limitados. Alguns dispositivos já têm o Pacote Office instalado de fábrica.

O que é Google Sheets?

O Google Sheets (ou Google Planilhas) é um aplicativo criado pela Google que compete diretamente com o Excel, da Microsoft. Porém, não é preciso instalar nenhum programa: isso é feito pelo navegador de internet ou pelo smartphone, gratuitamente.

Imagem: Workspace.google.com

O Google Planilhas permite aos usuários criar, editar e colaborar com documentos criados por outros usuários. Isso é possível, pois todos ficam armazenados em nuvem e reunidos no Google Drive, um ambiente de trabalho online também acessado por navegador.

O armazenamento em nuvem

É armazenar um ou mais arquivos, fotos, músicas, filmes, etc., fora do seu computador ou smartphone, usando a internet. Isso é possível porque esses dados são transmitidos dos dispositivos pessoais, via internet, para os data centers (centros de dados, em inglês). Os data centers são locais físicos que possuem um alto nível de segurança digital, física e estão espalhados pelo mundo.

Fonte: Freerangestock

A tecnologia da nuvem salva os documentos de forma segura sem usar a memória do celular ou laptop. Os documentos são acessados e compartilhados pelo celular, pelo navegador ou computador.

A Google criou sua versão de planilhas eletrônicas já baseada nessa tecnologia. A Microsoft só adotou o acesso à nuvem por volta de 2021 quando criou o OneDrive, que reúne os programas do Pacote Office.

Manipulação de dados

Existem diferentes tipos de dados, explica Bruna: horas, dias, dólares, percentual, etc. É preciso saber quais são esses dados para aplicar a função apropriada e analisá-los. “Se eu escrevo apenas 10 em uma célula, não específico o que é. Pode ser 10 reais ou 10 horas. Sem saber a que se refere esse número, não sei nada”.

As duas ferramentas permitem aplicar filtros, consolidar informações, buscar dados duplicados, organizar de forma crescente ou decrescente.

As empresas que criaram os programas não param de inovar. Então, quando uma nova funcionalidade é criada, a concorrente corre atrás para também oferecê-la aos seus usuários. Por exemplo, a função “solver”.Essa função é aplicada para analisar muitas variáveis, como quanto um produtor de ração animal vai gastar para produzir 100 kg de produto. A função matemática analisa os dados de quantidade mínima e máxima do milho, quantidade mínima e máxima do arroz necessária, os preços dos grãos por quilo, etc.

Imagem: Solver.com

No Excel, trata-se de um suplemento que é necessário instalar e se torna parte do menu. Já no Google Planilhas, trata-se de uma extensão do navegador Google Chrome desenvolvida por terceiros e que deve ser instalada por meio da aba “extensões” do navegador.

Comparação entre Excel e Google

Aprender novas habilidades exige tempo e investimento financeiro. Para guiar suas escolhas, fizemos um guia de comparativos entre as ferramentas:

Funcionalidades online

Bruna explica que, até o momento, as funcionalidades entre os dois programas são as mesmas. No entanto, como o Google Planilhas já nasceu online, algumas funcionalidades são mais fáceis de utilizar. Isso inclui fórmulas específicas que buscam em tempo real informações online. Por exemplo, o tradutor de idiomas e o Google Finance, para conversão de moedas. O Excel oferece isso, mas não com tanta agilidade.

Imagem: tecmundo.com.br

Limite de células

Outra característica se refere à quantidade limite de células: do Excel é de 17 bilhões e do Google Planilhas, de 5 milhões de células. Pensando no contexto de grandes empresas, seriam necessárias diversas planilhas para compilar e analisar dados. Por isso, talvez o Excel atenda melhor essa demanda que o Google Planilhas. É comum que ambos os programas fiquem “pesados” e lentos se estiverem próximos do limite de células usadas.

Entretanto, a professora ressalta que na prática, a partir de um alto volume de dados, as empresas optam por trabalhar com banco de dados, como o SQL Server da Microsoft, por exemplo.

Colaboração em tempo real

Com o Google Planilhas é possível compartilhar sua planilha, com ou sem restrições de modificação. Além disso, o programa permite a colaboração em tempo real com outros usuários e a criação de comentários para os demais colegas.Já no Excel, é necessário armazenar a planilha dentro do OneDrive para que outra pessoa possa acessar remotamente. Porém, não é possível editar de forma simultânea.

Visualização gráfica e Interface do usuário

O menu do Excel é mais visual a partir da versão de 2013. Chega a ser o preferido por alguns. Localizar a ferramenta que você precisa em cada um dos menus é uma questão de hábito de uso, pois ambos seguem uma lógica gráfica de usabilidade.

Novos usuários irão se familiarizar mais facilmente com o Excel se já utilizam outros programas do Pacote Office, por exemplo. Mas não é uma regra, pois a localização das funcionalidades na barra do menu de ambos é semelhante.

Preços

O Google Planilhas é uma ferramenta gratuita, acessada a partir da criação de um login no Google.O Excel, faz parte do Pacote Office, também tem uma versão online, mas a oferta de diversas funcionalidades é apenas para seus assinantes.

Um é melhor que o outro?

Depende. Com funcionalidades tão parecidas, o uso e migração entre elas varia de acordo com qual padrão adotado pela Bruna, por exemplo, prefere o Excel, mas a empresa em que trabalha utiliza todas as ferramentas do Google. Portanto, saber navegar com facilidade entre os programas ajuda nas demandas do dia a dia. Por isso, aprender como aplicar todas as possibilidades do Excel e Google Planilhas vai facilitar seu dia a dia e impulsionar seu perfil profissional.