O que é um plano de trabalho e como fazer um?

O ritmo de vida atual, com a sobrecarga de atividades e estímulos que chegam junto com os avanços tecnológicos, nos motivam a traçar planos sólidos. Estes planos permitem levar o trabalho adiante, alcançando objetivos, evitando a procrastinação e otimizando ao máximo o tempo disponível. 70% das empresas que usam um planejamento estratégico obtêm resultados excelentes. No âmbito acadêmico, 54% dos estudantes universitários acreditam que as habilidades organizacionais melhorarão seu desempenho. Neste artigo, falamos sobre o que é o plano de trabalho, quais são as suas vantagens e como fazê-lo.

O que é um plano de trabalho?

Um plano de trabalho é uma ferramenta de planejamento que permite organizar os dados necessários para realizar um projeto. Você pode incluir objetivos gerais e específicos, atividades do processo, tarefas designadas aos participantes do processo, datas-chave, recursos, indicadores de cumprimento e mais.

A seguir, vejamos as características de um plano de trabalho.

Vantagens

Simplifica as metas: o plano de trabalho divide as metas a longo prazo em pequenos objetivos, notadamente para grandes desafios, como obter um mestrado ou internacionalizar uma marca. Esta distribuição ajuda você a manter o foco e a motivação ao longo do caminho.

Contribui com a eficiência: com tarefas claras e distribuídas com antecedência, você sabe o que deve fazer, quando, como e qual ordem deve seguir. Desta maneira, consegue focar nas tarefas segundo a sua prioridade e não se distrai com detalhes.

Permite fazer avaliações do progresso e detectar falhas: à medida que avança com o plano de trabalho, descobre se existe algum tipo de limitação ou inconsistência no que foi proposto. Se você detectar algum problema, poderá realizar modificações ou ajustes oportunos para chegar ao objetivo rapidamente e maximizar os resultados.

Estabelece uma direção: o plano de trabalho determina uma direção geral para o projeto, isto é, estabelece uma sequência de passos que você deve seguir para se aproximar daquilo que pretende alcançar.

Desvantagens

Requer tempo: o plano de trabalho não se desenvolve da noite para o dia. Você precisa considerar os elementos que fazem parte do processo, designar tarefas e recursos. Independentemente de quanto tempo for preciso para realizá-lo, será um tempo bem investido, uma vez que não implementar um plano pode provocar consequências negativas no futuro.

Pode acabar sendo oneroso para pequenas empresas e projetos: ao exigir recursos humanos competentes, criar um plano de trabalho pode implicar em gasto extra.

Tem um alcance limitado: muitas vezes, o plano de trabalho não contempla cenários inesperados e imprevistos.

Tipos de planos de trabalho

Ainda que existam vários tipos de planos de trabalho, os mais utilizados são:

• De vendas

Geralmente, o departamento comercial de um negócio se encarrega de criar planos de vendas. Estabelece uma projeção aproximada de vendas e as estratégias para alcançá-la, bem como as tarefas designadas para cada trabalhador. Inclui o orçamento, os resultados de anos anteriores e os indicadores que servem para mensurar a evolução.

• De objetivos pessoais

O plano de trabalho de um projeto pessoal se torna útil no momento de seguir um caminho por conta própria. Inicialmente, pensa-se no objetivo e nas ações que levarão você a alcançá-lo. Por exemplo, se você pretende deixar o seu emprego atual e se dedicar ao e-commerce, tem que avaliar quais produtos ou serviços pode comercializar, definir o modelo do seu negócio, os custos que terá e o mercado no qual vai atuar.

• Empresarial

O plano de trabalho de uma empresa serve para conhecer cada departamento que faz parte da organização, quais responsabilidades e tarefas correspondem a quem, em que prazos devem ser realizadas, que metodologias devem ser usadas, etc. Seu objetivo principal é melhorar o desempenho da empresa.

• Acadêmico

Este plano se desenvolve no âmbito da formação acadêmica, ou seja, em escolas, universidades e institutos de ensino. Serve para detalhar o conteúdo de disciplinas, especificações e alinhamentos pedagógicos, tarefas, métricas para medir o avanço dos alunos, etc.

Como elaborar um plano de trabalho em 7 passos

• Passo 1: Especifique as suas metas e objetivos

As metas costumam ser mais amplas: por exemplo, mudar de carreira. Já os objetivos são ações pontuais para atingir as metas: escolher uma nova faculdade, inscrever-se no curso, etc.

Para definir os objetivos de maneira clara, você pode usar a metodologia SMART:

S (Específicos): O que quero alcançar?

M (Mensuráveis): Quais indicadores utilizo para medir o alcance?

A (Alcançáveis): Posso alcançar o objetivo com os recursos que tenho?

R (Relevantes): Por que me interessa alcançar este objetivo?

T (Sujeitos a prazos): Que prazo me proponho para alcançá-lo?

• Passo 2 : Redija a introdução

Especifique por que está criando o plano de trabalho e para que problema propõe uma solução. No caso de ser relevante, inclua os antecedentes de projetos similares. Este último ponto pode ser útil para destacar em que aspectos o seu projeto se diferencia dos anteriores que não foram eficientes.

• Passo 3: Selecione recursos

Dependendo do tipo de plano de trabalho, os recursos variam. Por exemplo, no âmbito acadêmico, os recursos podem ser professores, espaços físicos, licenças para uso de plataformas, etc. Na área empresarial, pode-se definir orçamentos, recursos humanos, instalações, matéria-prima, equipamentos, etc.

• Passo 4: Defina estratégias

Escolha as estratégias que você aplicará para conduzir o plano, levando em consideração os recursos que possui e os prazos de execução. É aconselhável que você divida as tarefas: por exemplo, se pretende vender seus produtos online, deverá criar uma proposta, investir na publicidade, contar com um estoque necessário, administrar canais de venda, etc.

• Passo 5: Distribua tarefas

Defina os papéis que cada participante deverá cumprir ao longo do desenvolvimento do plano.

• Passo 6: Pense em um plano de contingência

Crie alinhamentos de ações para o caso eventual de suas estratégias não funcionarem. Aqui é onde você deve levar em conta as experiências de outros projetos para conceber ideias sobre como é possível resolver problemas no futuro.

• Passo 7: Mensure o alcance dos objetivos

O estabelecimento de critérios de medição ajuda a monitorar os resultados, detectar problemas antecipadamente e corrigi-los. No estágio final, você pode determinar se o projeto foi bem ou mal-sucedido. No caso de um plano de negócios, as principais métricas são a produtividade e a lucratividade.

Exemplo de plano de trabalho

Vamos ver como seria um plano de estudos para o curso online Profissão: UX/UI Designer da EBAC.

• Passo 1: Metas e objetivos

Meta: aprender a criar interfaces que foquem na experiência do usuário.

Objetivos:

• • Fazer a inscrição no curso online Profissão: Designer UX/UI;
  • Aprender a desenhar o fluxo de navegação, construir protótipos navegáveis no Figma, otimizar meus projetos, adaptá-los para múltiplas plataformas e realizar testes de usabilidade;
  • Receber o certificado da EBAC;
  • Criar minhas próprias interfaces.

• Passo 2: Antecedentes

Tenho a minha própria carteira de clientes, para os quais faço design de websites e conteúdo para as redes sociais. Até agora o meu trabalho estava focado apenas na parte gráfica.

• Passo 3: Recursos

Materiais: assinatura do curso, com a possibilidade de pagar mensalmente;

Tempo: Sete horas por semana.

• Passo 4: Estratégias
• • Dedicar ao menos uma hora por dia para as atividades do curso;
  • Aplicar a teoria aprendida no trabalho com meus clientes atuais.

• Passo 5: Tarefas

Ao longo do curso, dedicar-me a aprender a teoria e utilizá-la na prática, fazendo as seguintes tarefas:

• • Aprender métodos de Design Thinking e Lean UX. Aplicá-los no meu projeto;
  • Identificar o ecossistema do usuário, construir um mapa de empatia, fazer a análise da concorrência, do benchmark e posicionamento do meu projeto;
  • Estudar de que consiste a divergência, a convergência e a aterrissagem de ideias. Fazer um storyboard;
  • Aprender sobre os aspectos de UX Writing;
  • Criar wireframes no Invision ou Marvel, documentar isso no Notion, determinar que pautas de testes de usabilidade aplicar;
  • Analisar os materiais sobre os princípios de Design UI e a metodologia de Atomic Design. Criar um layout do projeto e desenvolver componentes da interface com as suas variantes;
  • Estudar gráficos e elementos para o design da interface, bem como ferramentas, técnicas e efeitos avançados no Figma. Desenhar os wireframes do fluxo de usuário e desenvolver a interface da tela de início;
  • Estudar os aspectos da gestão do projeto UX/UI e as técnicas de liderança;
  • Desenvolver três projetos profissionais e fazer a gestão deles.

• Passo 6: Plano de contingência

Se houver mais volume de trabalho do que o habitual e eu tiver menos tempo para dedicar à minha formação, posso ajustar o ritmo de estudo à minha necessidade.

• Passo 7: Avaliação

Aqui eu posso fazer duas coisas: por um lado, pedir ao tutor que, ao verificar minhas tarefas, também avalie o quanto eu compreendi do conteúdo. Por outro, mensurar o meu desempenho com base no tempo que levei para executar uma tarefa. Por exemplo, se ao começar o curso eu levava três horas e depois apenas uma, significa que eu consigo aplicar o aprendizado em menos tempo e que o meu desempenho melhorou.

Em resumo

• O plano de trabalho é útil para você administrar o seu tempo de maneira eficaz, tirando proveito ao máximo;
• Essa ferramenta serve como guia para você fixar os seus objetivos, mensurá-los, gerir recursos e estabelecer estratégias para alcançar a meta à qual se propôs.